Histórias de sucesso da implementação do Uspacy nas empresas de nossos clientes: Agência de Desenvolvimento Industrial "Made in Ukraine"

O Uspacy foi escolhido pela Agência de Desenvolvimento Industrial "Made in Ukraine" como a plataforma interna para apoiar os processos do Programa Nacional de Cashback. Decidimos descobrir o que exatamente possibilitou a implementação bem-sucedida do nosso produto em um projeto governamental.

Uspacy em organizações governamentais

Essa abordagem permite o suporte e o engajamento de pessoas-chave no processo de implementação, tornando o trabalho sistemático. Juntamente com isso, há uma demanda por imersão no mundo da gestão de projetos, com seus roadmaps, backlogs, priorização, planejamento, status, prazos, KPIs e OKRs, entre outras coisas.

Quando o processo de estabelecimento de uma sociedade anônima responsável pela implementação da política estatal abrangente "Made in Ukraine" foi iniciado no Ministério da Economia da Ucrânia, a demanda por processos sistemáticos surgiu imediatamente.

A equipe do projeto analisou as soluções disponíveis no mercado, variando de simples quadros kanban a sistemas avançados de gestão de projetos. Ficou claro que um sistema funcional simples era necessário. As capacidades abrangentes de soluções complexas podem, sem dúvida, ser úteis para o grande mundo corporativo. No entanto, para equipes dinâmicas, é essencial manter um equilíbrio entre as capacidades do produto, a velocidade de implementação de mudanças e a flexibilidade.

"Made in Ukraine" é uma política estatal abrangente voltada para apoiar os fabricantes ucranianos e fortalecer a economia do país. Portanto, foi dada ênfase a soluções ucranianas que serviriam como plataforma para organizar os processos internos do projeto. A decisão foi tomada rapidamente, e a equipe do "Made in Ukraine" escolheu o Uspacy.

"Estamos desenvolvendo um produto que atende equipes dinâmicas para a implementação de projetos inovadores. Também entendemos o quão importante é ser flexível para se adaptar a um ambiente complexo e em rápida mudança.

Nossa equipe apresentou o Uspacy ao projeto "Made in Ukraine" e respondeu a todas as perguntas sobre o estado atual e o futuro do nosso produto. Oferecemos condições especiais para entidades governamentais durante o período de guerra e criamos uma equipe de suporte técnico durante a implementação da nossa solução. Estamos satisfeitos que o Uspacy foi escolhido para a implementação de um projeto de grande escala."

Dmytro Suslov

co-fundador e CEO da Uspacy

No início, a estrutura da empresa foi criada, uma lista de funcionários foi formada e projetos separados foram organizados por direção dentro dos grupos.

Usando Grupos para distribuição de atividades

A principal ferramenta para a equipe do "Made in Ukraine" se tornou as Tarefas, onde o trabalho colaborativo em tarefas, subtarefas e uma compreensão clara do panorama geral de todos os processos, prazos e responsabilidades agora é realizado. A exibição dos status das tarefas em formato de quadro (kanban) tornou-se conveniente para visualizar a dinâmica do processo e o desempenho.

Tarefas no Uspacy para gestão de projetos

A segunda etapa concentrou-se na implementação de um sistema CRM completo. Durante o lançamento do site do Programa Nacional de Cashback (madeinukraine.gov.ua), uma das principais tarefas foi organizar a coleta de feedback dos usuários, especialmente registrando consultas e detalhando casos problemáticos.

"Coletar informações sobre casos problemáticos é uma prioridade e requer regras claras de processamento, que foram desenvolvidas pelo departamento de Implementação como parte da segunda linha de suporte."

Yana Bilousova

Gerente de implementação

O formulário de feedback e seus resultados são instantaneamente capturados no CRM do Uspacy

"Nós não apenas utilizamos as capacidades existentes do produto, mas com a ajuda ativa da equipe de suporte do Uspacy, implementamos uma integração direta dos campos do formulário no site."

Artur Sargizov

gerente de Produto da Agência de Desenvolvimento Industrial "Made in Ukraine"

Após preencher o formulário e enviar a solicitação, o processamento é iniciado automaticamente. Todas as etapas de processamento das solicitações são monitoradas de acordo com critérios estabelecidos, levando em consideração o tempo de conclusão, além de distribuir tarefas entre os gerentes responsáveis, o que cria um funil claro para o processamento de consultas.

"A fácil adaptação para os usuários permitiu que todos os envolvidos no projeto começassem a trabalhar muito rapidamente. Nossa API aberta ajudou a configurar e permitir o recebimento de consultas e feedback do site para o CRM em apenas uma hora.

Este foi um desafio significativo, dado os prazos apertados e a importância do projeto, mas consideramos tudo com antecedência."

Kyrylo Melnychuk

co-fundador e CTO da Uspacy

O e-mail oficial da Agência também foi integrado ao CRM para processar solicitações recebidas por e-mail. O sistema de formulário integrado e de processamento de solicitações se tornou uma ferramenta chave para a segunda linha de suporte.

"Ao ajustar e melhorar continuamente os processos de negócios, otimizamos o trabalho de implementação e suporte: acelerando o processamento de solicitações, reduzindo a carga de trabalho da equipe e monitorando constantemente todos os status para identificar a tempo onde ajustes adicionais e/ou atualizações do sistema são necessários."

Karina Pavliuchenko

chefe da direção operacional da Agência de Desenvolvimento Industrial "Made in Ukraine"

Melhorar os processos de negócios é um elemento chave para garantir a eficiência de uma organização. A otimização dos processos de implementação e suporte não apenas permite respostas mais rápidas às solicitações dos usuários, mas também cria condições para o desenvolvimento sustentável da empresa e aumenta sua competitividade.

"Nosso conjunto de ferramentas é bem adequado para o projeto "Made in Ukraine", pois aborda a comunicação interna dentro da equipe, a gestão de tarefas e o processamento de solicitações de clientes e parceiros.

Graças a essa abordagem, o projeto recebeu três ferramentas poderosas em um único espaço para organizar seus processos diários, o que permitiu uma implementação significativamente mais rápida e uma experiência do usuário mais agradável e compreensível."

Spartak Polishchuk

co-fundador e diretor de produto

Trabalhando com leads no CRM Uspacy

Atualmente, um avançado terceiro nível de suporte está sendo desenvolvido com base na integração abrangente do formulário de solicitação e do Leads CRM, incluindo um log de incidentes e processamento ao nível de interação com as interfaces técnicas do sistema de informação e comunicação (ICS).

"A presença de certos atributos e o registro de status em cada etapa do processamento de solicitações permite a criação de um log completo de incidentes ao final do processo, que serve como base para identificar e corrigir configurações não óbvias do ICS."

Olexandra Voropaieva

Líder de Desenvolvimento de Negócios, Equipe de Apoio à Reforma do Ministério da Economia

Trabalhar com o Uspacy foi um passo importante na sistematização dos processos-chave da equipe "Made in Ukraine" e forneceu ferramentas essenciais para sua implementação.

"A colaboração com o Uspacy nos ajudou a realizar a estratégia de sistematização de nossos processos de trabalho, o que, por sua vez, aumentou significativamente a eficiência e a qualidade do nosso trabalho. Graças à implementação do CRM, nossa equipe conseguiu estruturar e automatizar processos-chave. Um sistema de suporte ao usuário foi construído na plataforma Uspacy, que está totalmente integrado ao nosso site e fornece conectividade contínua em todos os níveis de suporte.

Agradecimentos especiais à equipe do Uspacy por fornecer condições especiais e o mais alto nível de suporte, assim como pela assistência na personalização do sistema de acordo com nossos requisitos únicos."

Anton Bets

Membro do Conselho de Diretores da Agência de Desenvolvimento Industrial "Made in Ukraine"