Agência de Direito de Patentes “Synergy”: como a padronização de processos reduz riscos no negócio jurídico

Esta é uma prática complexa e multifacetada. Um único caso pode envolver múltiplos ativos de propriedade intelectual, diferentes jurisdições, várias partes, transações em múltiplas moedas e obrigações de longo prazo.

É por isso que os processos internos na Synergy não são sobre conveniência ou “transformação digital por tendência”. Eles são sobre precisão, controle e responsabilidade — sobre manter a estrutura em um ambiente onde o custo do erro não é medido em tempo, mas em consequências.

A equipe da Synergy

Antes de migrar para o Uspacy, a empresa já utilizava outro sistema de CRM. Os processos estavam estabelecidos, a equipe estava familiarizada com a ferramenta e as tarefas principais estavam sendo executadas.

No entanto, com o tempo, ficou claro: o problema não estava na interface nem no conjunto de funcionalidades. A principal área de risco era a gestão de documentos.

Em uma empresa jurídica, um documento não é apenas um arquivo. É um contrato que define o escopo da colaboração. É uma fatura vinculada a uma ação jurídica específica. É um certificado de conclusão que confirma resultados. É um relatório que reflete o andamento de um caso.

E cada um deles deve estar interconectado e sincronizado com os demais.

Um único deal pode envolver vários itens — por exemplo, várias marcas ou diferentes ações jurídicas dentro do escopo de um cliente. Todos esses dados devem ser refletidos de forma consistente no contrato, na fatura e no certificado de conclusão. Qualquer inconsistência não é apenas um risco — é um problema sério para o cliente.

A criação manual de documentos gera uma pressão operacional constante. Os dados corretos foram inseridos em todos os lugares? Um modelo desatualizado foi utilizado? A ação jurídica está especificada corretamente? O mesmo item está nomeado de forma consistente no contrato e no certificado de conclusão?

Na prática, ninguém consegue revisar dezenas de documentos todos os dias com o mesmo nível de atenção. E no setor jurídico, até mesmo um pequeno erro tem um custo elevado.

O que era necessário era um sistema que reduzisse a dependência da atenção humana e minimizasse o risco de erros manuais. Foi por isso que a Synergy definiu um objetivo claro: padronizar os fluxos de trabalho de documentos dos clientes.

A equipe explorou uma variedade de soluções. Muitos sistemas eram bem desenvolvidos, oferecendo funis de vendas avançados, ferramentas de marketing e análises. No entanto, a maioria foi construída exclusivamente em torno de vendas e não abrangia os processos relacionados.

O negócio da Synergy depende fortemente de indicações, reputação profissional e relacionamentos com parceiros. Seu valor central não está na quantidade de leads, mas na qualidade do cumprimento das obrigações e na precisão jurídica.

A empresa precisava de um sistema capaz de suportar um modelo de fluxo de trabalho personalizado: criar ações jurídicas como entidades distintas, adicionar dezenas de campos especializados para diferentes funis e gerenciar múltiplos itens dentro de um único deal. A estrutura do catálogo de produtos precisava refletir a lógica jurídica real — e não o contrário, onde a prática jurídica é forçada a se adequar ao CRM.

O ponto de virada veio com o lançamento do catálogo de produtos hierárquico do Uspacy. Para uma empresa onde os nomes dos serviços podem parecer semelhantes, mas diferem em ações jurídicas, tipos de custo e estrutura de execução, isso foi fundamental.

A equipe aguardava há muito tempo por essa ferramenta, e sua implementação tornou possível a transição completa para o novo sistema.

Após migrar para o Uspacy, a Synergy não apenas configurou um CRM — eles construíram seu próprio modelo operacional: estruturado, formalizado e logicamente completo.

Objetos inteligentes em vez de campos de modelo

Os campos padrão da empresa não correspondiam às especificidades da prática deles. A equipe, portanto, os descartou completamente e criou “objetos inteligentes” personalizados — bilíngues, com considerações para diferentes tipos de clientes e estruturas de dados.

Quatro tipos de objetos inteligentes foram criados, formando a base para a geração de documentos. O sistema, de fato, passou a operar de acordo com essas regras, e não mais com a lógica padrão de um CRM.

Estrutura complexa de deal

Cada deal contém aproximadamente cem campos personalizados — e isso não é um exagero, mas um reflexo da real complexidade da prática.

Esse nível de detalhamento permite que a lógica jurídica seja capturada mesmo antes da criação de um documento.

Processo típico hoje

Os leads chegam pelo site, e-mail, canais de parceiros ou são criados manualmente. O assistente configura a campanha e o deal, preenche os objetos inteligentes com os detalhes do cliente e adiciona ações jurídicas, ativos e produtos.

O sistema então gera documentos — contratos, adendos, faturas, certificados e relatórios — com base em modelos aprovados e juridicamente verificados.

A geração de documentos é automática, mas a lógica é rigidamente estruturada. As informações do cliente são inseridas uma vez e nunca reescritas manualmente. Se uma marca específica é adicionada a um deal, ela aparece automaticamente em todos os documentos relacionados. Qualquer alteração de parâmetro é refletida em todo o sistema, e não apenas em um único documento.

Isso significa que o sistema faz mais do que apenas auxiliar — ele impõe disciplina no processo e elimina inconsistências mecânicas.

Integrações e desenvolvimento contínuo

Além da gestão de documentos, a empresa integrou telefonia com gravação de chamadas, um formulário no site para criação automática de leads e testou a integração com um serviço de assinatura eletrônica.

"Trabalhar com objetos inteligentes é muito fácil e conveniente. Essa ferramenta nos permite construir um processo de negócios personalizado que funciona especificamente para nossas necessidades."

Lesya Sholudko

Consultora de Estratégia e Planejamento Financeiro

O sistema não é estático — ele evolui junto com a prática. Entre os desenvolvimentos planejados estão o acompanhamento de prazos de marcas por meio de objetos inteligentes, a cobrança das horas trabalhadas pelos advogados, a integração com aplicativos de mensagens e o uso mais aprofundado de tarefas e processos de negócios.

A primeira melhoria destacada pela equipe é a qualidade aprimorada do serviço. Modelos padronizados reduzem o risco de erros — um fator crítico no setor jurídico.

A segunda é a velocidade. Tarefas que antes eram realizadas manualmente agora podem ser concluídas em minutos. Não é mais necessário verificar repetidamente os detalhes do cliente, lembrar a redação exata ou buscar uma versão anterior de um documento.

A terceira é a estrutura. Todas as informações do cliente são armazenadas em um só lugar. Se um caso é transferido de um advogado para outro, ele permanece intacto, sem se fragmentar ou perder contexto.

Outro benefício significativo: os assistentes gerenciam os fluxos de documentos, liberando os advogados para se concentrarem em trabalhos mais complexos e que geram receita.

Os advogados deixam de atuar como operadores de documentos e retornam ao seu papel principal — análise, estratégia e posicionamento jurídico.

O sistema permitiu a formalização de processos jurídicos complexos, estabeleceu padrões, minimizou erros humanos e manteve a qualidade do serviço mesmo com o aumento do volume de casos.

Onde antes prevaleciam tensão e incerteza, o sistema agora garante controle e previsibilidade.

Para um escritório jurídico, isso significa mais do que simples automação — representa uma mudança da disciplina manual para uma abordagem estruturada e sistemática.