Documentos em um clique: como automatizar faturas, contratos e atas no seu CRM

Um pequeno erro — como um único dígito errado em um IBAN — e o pagamento se perde. O contador se frustra, o cliente fica impaciente e um tempo valioso é desperdiçado corrigindo erros, em vez de fechar novos Deals.

É mais do que um simples inconveniente — isso impacta diretamente a eficiência. Neste artigo, vamos mostrar como o gerador de documentos do Uspacy CRM otimiza os fluxos de trabalho com documentos, permitindo criar contratos, atas e faturas em segundos, sem esforço manual ou risco de erros.

O processo é baseado em modelos. Os usuários enviam para o sistema um modelo familiar de contrato ou fatura em formato Word. Em vez de nomes, valores ou datas específicas, o documento contém variáveis como {Client_Name} ou {Total_Sum}. Elas funcionam como marcadores de posição que indicam exatamente onde os dados devem ser inseridos.

Quando chega o momento de gerar o documento, o sistema extrai instantaneamente as informações dos registros de Cliente, Empresa e Deal. Ele associa as variáveis aos campos correspondentes e as substitui por valores reais. Isso se aplica não apenas a dados básicos, como nomes ou números de telefone, mas também a informações específicas da contraparte, que podem variar conforme o cenário de colaboração.

O resultado é um documento pronto para uso, gerado em apenas alguns segundos. A principal vantagem é a eliminação completa do erro humano: o sistema não se cansa nem confunde dígitos em números fiscais ou de registro da empresa — desde que os dados estejam corretamente inseridos no cadastro do cliente.

Essa abordagem permite configurar o preenchimento automático uma única vez e esquecer completamente a inserção manual de dados. Assim, os gestores ficam livres para se concentrar em tarefas de maior valor, em vez de atuar como digitadores de dados.

Nem toda a papelada precisa ser automatizada, mas há um “trio principal” que consome a maior parte do tempo. Em primeiro lugar estão as faturas. A capacidade de gerar uma fatura durante uma conversa com o cliente e enviá-la por e-mail ou mensageiro não é apenas conveniente — é uma necessidade no ambiente de negócios acelerado de hoje.

A segunda categoria são os contratos. A inserção manual é especialmente arriscada nesse caso, devido à complexidade da redação jurídica e ao volume de detalhes exigidos. O sistema permite o uso de vários modelos de contrato — separados para contratos de fornecimento, contratos de prestação de serviços ou aditivos. Todos os campos são preenchidos com precisão, levando em conta as nuances legais.

O terceiro elemento crítico são os atos de trabalho concluído ou notas de entrega. Esses documentos são criados ao final de um Deal e são essenciais para fins contábeis. Quando devidamente estruturados, garantem relatórios fluidos e conformidade com as normas fiscais.

A implementação da geração de faturas e documentos em um CRM atende a cerca de 90% das necessidades de papelada de um departamento de vendas. Ela estabelece a base para operações empresariais sistemáticas, transparentes e eficientes.

Um CRM gerencia o “front office” de vendas com excelência, mas o departamento contábil opera em seu próprio universo de números e relatórios. Para operações realmente integradas, é essencial haver uma ponte entre esses sistemas. O Uspacy oferece suporte à integração com sistemas contábeis e ERPs — seja por meio de uma API aberta para usuários avançados ou por meio de exportação e importação simples de arquivos.

O cenário funciona assim: um gerente quer emitir uma fatura, cria o documento no CRM, clica em um botão e as informações são enviadas instantaneamente para o departamento contábil. Não há necessidade de duplicar registros, fazer ligações de lembrete ou transportar papéis entre escritórios. Isso sincroniza o trabalho de ambos os departamentos e elimina o conflito comum de “as vendas esqueceram de repassar os documentos”.

Deve-se dar atenção especial à integração com serviços de assinatura eletrônica. A tendência do “sem papel” não é apenas uma moda — ela gera economia real. Um contrato gerado no CRM pode ser assinado instantaneamente com uma chave eletrônica e enviado ao cliente. Todo o processo leva minutos, em vez de dias.

A velocidade na troca de documentos impacta diretamente o fluxo de receita — quanto menos obstáculos houver entre o fechamento de um Deal e o recebimento do pagamento, melhor para o negócio.

Por que gastar tempo configurando modelos? A resposta é simples: isso economiza dinheiro e protege sua reputação. Em primeiro lugar, a automação economiza uma quantidade enorme de tempo. Um gerente deve estar vendendo, comunicando-se com clientes e explorando novas oportunidades — não atuando como secretário. O tempo economizado se transforma diretamente em novos Deals.

Outro fator crítico é a velocidade do pagamento. Os clientes têm maior probabilidade de pagar no momento em que tomam uma decisão — quando estão “quentes”. Se uma fatura chega dentro de dois minutos após a conversa, a chance de pagamento imediato é máxima. Esperar meio dia, no entanto, esfriará seu entusiasmo, e os concorrentes estarão prontos para agir.

O fator da imagem também importa. Uma fatura bem formatada, com seu logotipo, fontes limpas e informações corretas, transmite confiança. Ela sinaliza que a empresa é profissional e organizada. O Uspacy garante controle sistemático de cada etapa, para que documentos importantes nunca se percam e cada fase do processo seja clara.

Criar documentos manualmente em 2025 é um luxo desnecessário e um risco evitável. Cada minuto gasto copiando informações é tempo roubado das vendas. Cada erro numérico representa um potencial conflito e uma perda de receita. O Uspacy oferece as ferramentas necessárias, como o Gerador de Documentos, para resolver esses problemas de uma vez por todas.

Não há motivo para adiar a otimização de seus processos. Faça o upload de seus modelos atuais no CRM hoje mesmo, configure as variáveis necessárias e comece a economizar até uma hora do trabalho de cada gerente todos os dias.