Funil de vendas em um CRM: como construí-lo, automatizá-lo e fechar mais deals

Neste artigo, explicamos como o pipeline do Uspacy CRM cria uma estrutura clara que torna a jornada do cliente transparente para a equipe, garante que toda inquiry seja registrada e divide o processo de vendas em etapas claras e gerenciáveis.

Um funil de vendas digital é uma representação visual do processo de vendas dentro da interface de um sistema de CRM. Na maioria das vezes, ele é implementado como um quadro Kanban: as colunas representam as etapas, e os cartões representam deals individuais. A principal diferença em relação às planilhas do Excel é a dinâmica. Uma planilha é estática — é apenas uma lista. Em um CRM, um cartão se move da esquerda para a direita, do primeiro contato até o pagamento, acumulando todo o histórico de interações.

Um gestor pode abrir o quadro e entender a situação em segundos. Fica imediatamente claro onde os deals estão travando. Pode haver muitos cartões parados na fase de negociação, sem que ninguém os conduza até o fechamento. Ou a entrada do funil pode estar vazia, deixando os gestores sem leads para contatar. Essa transparência permite decisões rápidas, em vez de esperar por um relatório trimestral. No Uspacy, o valor total dos deals potenciais em cada etapa é visível, o que facilita a previsão dos resultados de vendas.

Uma estrutura bem projetada é a base de operações de vendas eficazes. Você deve evitar criar muitas etapas de vendas ou nomeá-las com base em ações ou processos vagos, como “Pensando” ou “Em andamento”. Cada etapa deve refletir um resultado concluído. Por exemplo, se uma etapa se chama “Ligação”, não fica claro se o gestor ainda precisa fazer a ligação ou se já falou com o cliente. É melhor usar nomes como “Qualificado” ou “Contato estabelecido”.

Você também deve evitar concentrar tudo em um único funil, já que o processo inicial de vendas é diferente do suporte de serviços ou de compras recorrentes. No Uspacy, é possível configurar vários funis, cada um com seu próprio conjunto de etapas e permissões. Isso permite separar os fluxos de clientes e evitar misturar leads “quentes” com aqueles que estão aguardando entrega.

Um detalhe importante é a configuração de campos obrigatórios para mover deals entre as etapas. O sistema não permitirá que um cartão avance até que o gestor preencha as informações críticas. Por exemplo, uma proposta não pode ser enviada sem a indicação do orçamento ou do tipo de serviço. Isso impõe disciplina à equipe e garante dados completos e confiáveis no CRM.

A rotina mata as vendas. Quando um gestor gasta tempo criando manualmente cartões, lembretes ou documentos, ele não está vendendo. Um CRM deve assumir as tarefas mecânicas. No Uspacy, isso é implementado por meio de gatilhos e ações automatizadas. A lógica é simples: “Se A acontecer, faça B”. Isso elimina erros humanos em áreas onde eles podem levar a falhas.

O primeiro nível da automação de vendas é a captação de leads. Graças à integração com mensageiros (Telegram, Viber, Facebook) e sites, todas as inquiries são automaticamente convertidas em leads ou deals. Os gestores não precisam copiar mensagens de seus celulares. As mensagens aparecem em “External Lines”, um chat é criado e o histórico é salvo no cartão. Isso é especialmente útil para empresas com um grande volume de solicitações recebidas.

O segundo nível é a criação automática de tarefas e lembretes. Quando um deal é movido para a etapa “Proposta enviada”, o sistema pode criar automaticamente uma tarefa como “Fazer follow-up em 24 horas”. Isso garante que nenhum cliente seja esquecido. Ou, ao mover para a etapa “Fatura”, um documento automatizado pode ser gerado a partir de um modelo, incorporando os dados do cliente.

A automação tem seus limites. Ela acelera os processos, mas não pode substituir a interação humana. Um robô não consegue persuadir um cliente hesitante. Por isso, é importante garantir tempo para uma comunicação real e pessoal.

Um funil bem configurado é uma fonte valiosa de informações para análise. Um CRM permite visualizar a conversão real em cada etapa do funil. Por exemplo, se apenas dez de cem novos leads chegam à etapa “Qualificação”, o problema pode estar na qualidade do tráfego ou nos scripts de chamadas iniciais. Se os clientes desistem após receber a proposta, pode ser interessante revisar o preço ou o valor percebido da oferta.

Analisar os motivos de rejeição é outra ferramenta poderosa. Quando um gestor fecha um deal como malsucedido, o sistema exige que ele especifique um motivo, como “Muito caro”, “Comprou do concorrente” ou “Prazo não atende”. Com o tempo, isso permite gerar relatórios para identificar pontos fracos no produto ou serviço. Por exemplo, uma empresa pode descobrir que 30% dos clientes perdidos se devem à falta de estoque e tomar medidas para melhorar o planejamento de suprimentos.

Também é importante analisar a duração dos deals. Quanto tempo um cliente passa em cada etapa? Um processo prolongado pode esfriar o interesse. O Uspacy oferece ferramentas para coletar e visualizar métricas-chave. É possível criar dashboards para mostrar o desempenho de cada gestor: número de chamadas, deals fechados, tarefas vencidas. Isso permite gerenciar a equipe com base em dados reais.

A análise ajuda a identificar oportunidades de crescimento. Resolver um único gargalo pode aumentar significativamente a receita sem aumentar o orçamento de publicidade. O segredo é revisar os relatórios regularmente e transformar os insights em ação.

Um funil de CRM bem estruturado é como um mapa do tesouro para o seu negócio. Ele mostra onde está o dinheiro e quais passos são necessários para conquistá-lo. Não tente construir o sistema de otimização de vendas perfeito de uma vez. Comece simples: cadastre-se, crie 4–5 etapas claras e conecte o Telegram e a telefonia. Em uma semana, você verá como é muito mais fácil gerenciar os processos quando eles estão visualizados. A ordem no seu fluxo de trabalho leva inevitavelmente ao crescimento do lucro, e o Uspacy fornece todas as ferramentas necessárias para alcançá-lo.