Como “Baterias, Renda-se!” otimizou seu trabalho com voluntários e parceiros usando o Uspacy

Tudo começou com algumas dezenas de garrafas plásticas usadas como recipientes de coleta em prédios residenciais, escritórios e escolas. Mas, muito rapidamente, a iniciativa começou a se espalhar: pessoas de diferentes cidades passaram a entrar em contato, perguntando como abrir seus próprios pontos de coleta e oferecendo apoio. Foi assim que uma ampla rede de voluntários e parceiros foi se formando gradualmente em torno do projeto.

Hoje, essa rede inclui centenas de pontos de coleta de baterias em todo o país. Escolas, escritórios, lojas e ativistas individuais instalam recipientes, as pessoas levam baterias usadas, e a organização então coordena sua coleta e envio para reciclagem em instalações especializadas na Europa. Sua empresa, instituição de ensino ou prédio residencial também pode se juntar à iniciativa.

À primeira vista, pode parecer uma simples iniciativa ambiental, mas por trás desse modelo existe um sistema bastante complexo de interação humana. Todos os dias, a equipe responde a novas solicitações, abre novos pontos de coleta, coordena voluntários e organiza a logística. E, à medida que a rede continuava a crescer, a necessidade de um sistema capaz de gerenciar todos esses processos tornou-se cada vez mais evidente.

Em determinado momento, a equipe da “Baterias, Renda-se!” percebeu que suas operações diárias estavam cada vez mais se assemelhando a processos de negócios tradicionais. Empresas começaram a entrar em contato com a organização, interessadas em instalar recipientes de coleta de baterias em seus escritórios ou lojas. Ao mesmo tempo, chegavam solicitações de escolas e de voluntários prontos para abrir pontos de coleta locais.

Em cada caso, a interação seguia uma sequência específica de etapas. Primeiro, uma pessoa ou organização envia uma mensagem. Em seguida, a equipe precisa explicar o formato de participação, coletar informações básicas, manter uma breve conversa, preparar documentos e enviar os recipientes de coleta de baterias. Após a abertura de um ponto de coleta, a equipe o adiciona ao mapa e continua dando suporte à comunicação com o voluntário ou empresa.

Quando existem apenas algumas dezenas de solicitações, esses processos podem ser gerenciados mentalmente. Mas, quando o número cresce para centenas, a gestão intuitiva deixa de funcionar. Em determinado momento, a equipe percebeu que, sem um sistema, coordenar todo esse trabalho se transforma em caos.

A equipe tentou implementar um CRM pela primeira vez em 2014. Naquela época, porém, tratava-se mais de organizar contatos do que de implementar conscientemente um sistema de gestão de processos.

A equipe não tinha pessoas com experiência em vendas ou em sistemas de CRM. Conceitos como leads, funis ou etapas da jornada do cliente ainda não faziam parte da lógica operacional diária deles. O CRM era usado principalmente como um local para armazenar informações de contato de pessoas e empresas que entravam em contato com a organização.

Com o tempo, ficou claro que as atividades da organização se assemelhavam muito aos processos de gestão de clientes no mundo dos negócios. As empresas seguiam um determinado caminho desde o primeiro contato até o início da cooperação. Os voluntários também percorriam seu próprio “funil” — do interesse inicial até a criação de um ponto de coleta.

Foi nesse momento que a equipe passou a enxergar suas operações de forma diferente: como um sistema de interações que precisava ser estruturado e organizado. Isso também era importante do ponto de vista do orçamento — para uma organização sem fins lucrativos financiada por contribuições de pessoas físicas e empresas, a eficiência é criticamente importante.

Nos anos seguintes, a equipe testou vários sistemas de CRM. Alguns deles funcionavam bem para tarefas operacionais — por exemplo, ajudando a organizar o envio de recipientes ou a gerenciar as entregas.

Mas, com o tempo, outro problema surgiu. A colaboração com empresas passou a se assemelhar cada vez mais a processos B2B clássicos. Já não se tratava apenas de encomendar caixas de coleta, mas de negociações, coordenação de detalhes e manutenção de relacionamentos de longo prazo.

Nesses processos, é importante visualizar as etapas de trabalho com um parceiro, o histórico de comunicação e o status dos acordos. Isso era exatamente o que os sistemas anteriores começaram a não oferecer. Eles eram convenientes para determinadas operações, mas não ofereciam flexibilidade suficiente para gerenciar leads e deals.

Com o tempo, a equipe percebeu que a própria ferramenta estava começando a limitar o desenvolvimento dos seus processos.

Quando surgiu a questão de escolher um novo CRM, a equipe criou um checklist de funcionalidades necessárias e, ao realizar uma análise comparativa, começou a olhar para soluções ucranianas. Eles queriam trabalhar com um produto que estivesse sendo desenvolvido dentro do contexto local e que entendesse as especificidades do mercado.

A equipe conheceu a Uspacy inicialmente por meio de pesquisas online e, mais tarde, viu uma apresentação do produto em um evento do setor. Um fator importante foi a sensação de que não se tratava apenas de mais um serviço, mas de um produto que estava em constante evolução e que ouvia seus usuários.

Para uma organização pequena, isso faz diferença. Quando uma equipe opera com um orçamento limitado, é importante ter a possibilidade de configurar os processos gradualmente, sem gastar recursos significativos com integrações complexas ou implementação.

É por isso que a transição para a Uspacy aconteceu de forma gradual — a equipe primeiro começou a usar o sistema para os processos-chave e, depois, foi ampliando progressivamente seu papel nas operações do dia a dia.

Um dos cenários mais comuns no trabalho da organização é a integração de um novo voluntário. Por exemplo, uma escola entra em contato pelo Facebook demonstrando interesse em participar de uma iniciativa de coleta de baterias.

Após o contato inicial, um gestor envia um formulário que precisa ser preenchido. Ele inclui informações básicas sobre a escola, uma pessoa de contato designada e alguns acordos necessários para participação no projeto. Depois que o formulário é enviado, a equipe realiza uma breve conversa para avaliar se a escola está realmente comprometida e se tem condições de implementar de forma responsável a iniciativa conjunta.

Em seguida, os documentos necessários são assinados e, depois disso, a escola recebe os recipientes de coleta e materiais informativos. Quando o ponto de coleta é lançado, ele é adicionado ao mapa, e a escola fornece documentação fotográfica do processo.

À primeira vista, esse fluxo de trabalho pode parecer simples. No entanto, quando há centenas — e eventualmente milhares — de escolas, prédios residenciais e organizações envolvidas, cada etapa exige um alto nível de estrutura e sistematização.

Em determinado momento, a maioria desses processos era gerida pela equipe usando planilhas do Excel. Contatos, status de parcerias, notas internas e informações de envio eram todos armazenados ali.

Por um tempo, essa abordagem funcionou. No entanto, à medida que o número de interações cresceu, as planilhas começaram a gerar mais caos do que clareza.

Um sistema de CRM tornou possível consolidar todas as informações em um único lugar e ter visibilidade da lógica dos processos. Surgiu uma estrutura clara — desde a consulta inicial até o lançamento de uma parceria. Todas as interações são armazenadas no sistema, permitindo que a equipe entenda rapidamente em que estágio se encontra um determinado parceiro ou voluntário.

A mudança mais importante não é que tarefas individuais sejam concluídas mais rapidamente. Ela acontece quando os processos se tornam transparentes para toda a equipe. Quando cada nova solicitação segue uma sequência clara de etapas e todo o histórico de interações é armazenado em um único lugar, o trabalho deixa de depender da memória de pessoas específicas.

Isso é especialmente importante para uma organização que trabalha com um grande número de voluntários. Quando os processos são claramente definidos e estruturados, torna-se significativamente mais fácil transferir tarefas, integrar novos membros à equipe e manter uma qualidade consistente de trabalho. Nesse sentido, um CRM deixa de ser apenas uma ferramenta de registro — ele passa a ser o ambiente onde os processos centrais da organização vivem.

“É inspirador ver como o sistema está evoluindo em tempo real e como a equipe da Uspacy é atenta ao feedback. De uma forma positiva, eles estão profundamente comprometidos em construir um serviço realmente de alta qualidade e flexível: sentimos que estamos nos comunicando com pessoas reais que realmente se importam com o nosso sucesso.

Também é ótimo que o sistema funcione muito bem logo de início. Se não houver orçamento para integradores, ele pode ser usado sem eles, se necessário. O sistema é intuitivo o suficiente.”

Lyuba Kolosovska

Cofundadora do movimento “Baterias, Renda-se!”

Como “Baterias, Renda-se!” otimizou seu trabalho com voluntários e parceiros usando Uspacy

A equipe do movimento “Baterias, Renda-se!” reconhece abertamente que seus processos ainda estão em evolução. Algumas automações ainda estão em fase de planejamento e certos fluxos de trabalho estão sendo gradualmente refinados. No entanto, a principal transformação já aconteceu: surgiu um sistema que permite à organização enxergar seu trabalho não como um fluxo caótico de solicitações, mas como um conjunto de processos que podem ser continuamente aprimorados.

Para um movimento cívico que trabalha com milhares de pessoas, isso é fundamental. Quando cada novo ponto de coleta de baterias é lançado segundo uma lógica clara, e as interações com voluntários e parceiros não se perdem em threads de e-mail e planilhas, a equipe ganha a capacidade de focar no que realmente importa — expandir a rede e promover uma cultura de gestão responsável de resíduos.

Qualquer movimento impulsionado por voluntários é movido pela energia das pessoas. Mas quando essa energia é combinada com estrutura, o movimento ganha potencial para escalar muito mais rapidamente. Para “Baterias, Renda-se!”, a Uspacy se tornou exatamente esse tipo de ferramenta — não apenas um sistema de gestão de contatos, mas uma forma de organizar uma rede complexa de interações para que a equipe possa se concentrar na sua missão principal: expandir a rede de coleta de baterias e engajar cada vez mais pessoas.