CRM imobiliário: como os corretores podem gerenciar leads, imóveis e deals

Um CRM imobiliário ajuda a conectar as solicitações dos clientes, os imóveis disponíveis, os feedbacks das visitas e as próximas ações de acompanhamento. Vamos explorar como organizar esse processo e criar um fluxo de trabalho eficiente no Uspacy.

Toda solicitação deve ter um responsável definido e um primeiro contato agendado. Isso se aplica tanto às solicitações recebidas por meio de anúncios quanto às mensagens de proprietários que desejam alugar um apartamento.

Registre a origem da solicitação, os dados de contato e o pedido inicial. Configure a captura automática de leads do seu site, dos formulários de anúncios e de outros canais, de acordo com as integrações disponíveis. Para todas as demais solicitações, estabeleça um processo de cadastro manual para garantir que elas também recebam o devido acompanhamento.

Durante a primeira conversa, esclareça o objetivo do cliente, o orçamento, a região de preferência, o tipo de imóvel, as características desejadas e o prazo. Diferencie os requisitos indispensáveis das preferências: a proximidade de uma estação de metrô pode ser obrigatória, enquanto o andar do imóvel pode ser negociável.

As solicitações de compradores, locatários e proprietários exigem diferentes ações de acompanhamento. Compradores e locatários precisam de ajuda para encontrar imóveis adequados, enquanto os proprietários precisam discutir as condições de trabalho com um corretor para anunciar seu imóvel. Identifique o tipo de solicitação e direcione-a para o fluxo de trabalho adequado. Depois de esclarecer as necessidades do cliente, você pode passar à busca por imóveis compatíveis.

Mantenha as informações sobre a pessoa, seus requisitos específicos e o imóvel em registros separados. Um mesmo cliente pode estar procurando um apartamento para uso pessoal e um espaço comercial para sua empresa ao mesmo tempo.

O cadastro do cliente deve conter os dados de contato e o histórico geral do relacionamento. A solicitação deve incluir o orçamento, os critérios de busca e o prazo. Cada imóvel deve ter seu próprio registro, pois pode ser considerado por vários potenciais compradores.

Registre separadamente quais imóveis já foram apresentados a cada cliente e qual foi a reação dele. Anotar apenas “não se encaixa” oferece pouca ajuda nas próximas buscas. Uma observação como “espaço insuficiente para montar um escritório em casa” indica claramente o que considerar para encontrar opções mais adequadas.

Antes de agendar uma visita ao imóvel, confirme sua disponibilidade e seu preço. Isso ajuda a evitar situações em que o cliente escolhe um anúncio de um imóvel que já não está disponível ou cujas informações estão desatualizadas.

Uma visita ao imóvel exige coordenação entre o cliente, o proprietário e o corretor. Um registro compartilhado do compromisso ajuda a manter todos alinhados quanto ao horário, ao endereço e aos detalhes combinados.

Após confirmar a visita, crie uma tarefa com a data, o responsável e os detalhes de acesso ao imóvel. Especifique quem encontrará o cliente e quais questões precisam ser esclarecidas durante a visita. Se o compromisso for remarcado, atualize as informações e notifique todos os participantes.

Após a visita, registre um feedback específico. Por exemplo, o cliente gostou do apartamento, mas deseja negociar o preço. Outra possibilidade é que a visita revele que ele precisa de um imóvel em outro bairro.

Defina imediatamente a próxima ação: sugerir uma alternativa, esclarecer as condições com o proprietário ou organizar as negociações. Se o cliente precisar de mais tempo para decidir, agende um acompanhamento. Dessa forma, cada visita passa a fazer parte de um processo estruturado para atender às necessidades do cliente.

Um funil de vendas mostra até que ponto o atendimento de uma solicitação específica avançou. Suas etapas devem refletir mudanças confirmadas que todos os membros da equipe consigam entender claramente.

Um bom ponto de partida é a seguinte sequência: necessidades esclarecidas → busca por imóveis compatíveis → visitas → negociações → preparação dos documentos → contrato assinado. Mover um deal para a etapa de negociações significa que o cliente escolheu um imóvel e ambas as partes estão discutindo as condições. O simples envio de uma lista de imóveis não significa que esse avanço foi confirmado.

Registre várias visitas relacionadas à mesma solicitação como tarefas separadas, cada uma com seu respectivo resultado. Não crie um novo deal para cada visita; caso contrário, o número de registros deixará de refletir as oportunidades reais de venda.

Para decisões adiadas, registre o motivo do adiamento e a data do próximo contato. Para deals perdidos, utilize motivos específicos, como alteração do orçamento, desistência da busca pelo cliente ou escolha de outra imobiliária.

Monitore os deals sem atividades de acompanhamento, os atrasos prolongados em determinadas etapas e a taxa de conversão da solicitação inicial até a assinatura do contrato. Essas métricas ajudam a identificar em que ponto a jornada do cliente está ficando mais lenta.

No Uspacy, você pode organizar seu banco de dados de clientes, as solicitações e os anúncios de imóveis usando entidades vinculadas. Essa abordagem permite gerenciar várias necessidades de um mesmo cliente e manter as informações dos imóveis atualizadas.

Use Contatos para compradores, locatários e proprietários de imóveis. Use Deals para gerenciar solicitações individuais de compra ou aluguel. Para criar um banco de dados de imóveis, crie um Objeto Inteligente chamado "Imóveis", com os campos e relacionamentos necessários.

Configure vínculos entre cada imóvel e seu proprietário, bem como entre cada solicitação, o cliente e os imóveis sugeridos a ele. Um registro vinculado, por si só, não explica o resultado da busca por imóveis. Por isso, acompanhe separadamente quais imóveis foram sugeridos, visitados ou rejeitados. Agende visitas e ligações de acompanhamento usando atividades e gerencie a preparação de documentos e outras atribuições por meio de tarefas.

O Uspacy Marketplace também oferece um aplicativo parceiro para integração com o sistema FLATRIS. Ele permite trabalhar com um gráfico interativo de disponibilidade das unidades imobiliárias diretamente nos registros de leads e deals: visualizar os imóveis, verificar seus status e adicionar as opções selecionadas a um deal. Após configurar o mapeamento das etapas, a alteração da etapa de um deal no Uspacy atualiza automaticamente o status correspondente do imóvel no FLATRIS. Isso ajuda sua equipe a coordenar as interações com os clientes e a disponibilidade dos imóveis sem precisar duplicar atualizações manualmente.

Comece por uma área do seu negócio, como o aluguel de apartamentos. Defina os campos necessários, configure seu funil de vendas e as permissões de acesso e adicione os anúncios de imóveis disponíveis. Apresente à equipe um cenário real: solicitação, identificação das necessidades, busca por imóveis compatíveis, visita, negociações e assinatura do contrato. Verifique se um colega consegue dar continuidade ao atendimento iniciado por outra pessoa usando as informações já registradas no sistema.