CRM de vendas: como criar um processo gerenciado do lead ao pagamento na Uspacy

O CRM de vendas ajuda a tornar esse processo gerenciável quando a equipe entra em acordo sobre as etapas, atribui responsabilidades e define os próximos passos. Vamos ver como organizar o fluxo de trabalho na Uspacy usando o exemplo de uma empresa que vende equipamentos comerciais — desde uma solicitação pelo site até a confirmação do pagamento.

O funil deve refletir a jornada real do cliente e mostrar o progresso alcançado até o fechamento do deal. Defina os critérios para avançar para a próxima etapa, garantindo que todos os membros da equipe tenham uma compreensão consistente do status do deal.

No nosso exemplo, o processo segue esta sequência: levantamento de necessidades → preparação da proposta → negociação das condições → aguardando pagamento → concluído com sucesso. Primeiro, o membro da equipe responsável pela venda identifica as necessidades do cliente em relação aos equipamentos, o orçamento e o prazo previsto para a compra. Depois de reunir informações suficientes, prepara uma proposta com a configuração dos equipamentos e uma estimativa de custos.

Após o envio da proposta e o recebimento do feedback, as partes começam a negociar o preço, as condições de entrega e as formas de pagamento. O deal passa para a etapa de aguardando pagamento assim que as condições são aprovadas e os documentos necessários são enviados. O deal é marcado como concluído com sucesso após a confirmação do pagamento e o cumprimento de quaisquer outros requisitos definidos pela empresa.

Se as vendas de equipamentos e a manutenção de serviços seguem fluxos de trabalho diferentes, faz sentido configurar funis separados para cada uma delas. Isso permite que o gestor avalie cada linha de negócio de acordo com suas etapas específicas, sem misturar diferentes processos de vendas. O próximo passo é organizar o tratamento de novas solicitações.

Toda solicitação deve ser registrada, sua origem documentada e uma pessoa responsável designada. A equipe também deve estabelecer um prazo para a primeira resposta, por exemplo, dentro de uma hora útil.

Um cliente envia uma solicitação sobre equipamentos, mas apenas o número de telefone não é suficiente para preparar uma proposta. O membro da equipe responsável pelo atendimento esclarece para que os equipamentos serão utilizados, quais são as especificações de desempenho necessárias e qual é a data prevista para a compra. Assim, o interesse inicial se transforma em uma oportunidade de venda qualificada.

No Uspacy, é possível criar um deal, um contato e uma empresa a partir de um lead qualificado. As informações necessárias para dar continuidade ao atendimento incluem os requisitos do comprador, o prazo previsto, o orçamento, os responsáveis pela tomada de decisão no processo de aprovação e os acordos estabelecidos até o momento. O mapeamento dos campos personalizados deve ser configurado com antecedência para evitar a transferência manual de informações.

O gestor acompanha se cada nova solicitação foi atribuída a uma pessoa responsável e se o primeiro contato ocorre dentro do prazo acordado. Após a conversa, é importante registrar as próximas etapas.

Todo deal ativo precisa ter uma próxima etapa definida. Por isso, a equipe segue uma regra básica: todo deal ativo deve ter uma próxima ação, uma pessoa responsável e um prazo definido.

Após enviar uma proposta, o membro da equipe responsável pelo deal agenda uma atividade para ligar para o cliente e discuti-la. Uma descrição clara, como “Revisar a configuração dos equipamentos e obter uma resposta até quinta-feira”, oferece mais direcionamento do que “Entrar em contato mais tarde”. Um lembrete ajuda a garantir que a conversa aconteça no prazo, enquanto o resultado da interação determina as próximas etapas.

E-mails, ligações e acordos devem ser registrados no contexto do cliente e do deal. Isso permite que o membro da equipe consulte o preço acordado, as objeções e os prazos prometidos antes da próxima interação. Um colega que assumir o atendimento da conta também terá as informações necessárias para dar continuidade à conversa.

Uma ligação de acompanhamento personalizada é registrada como uma atividade. A elaboração de uma especificação técnica com a participação de um engenheiro é acompanhada como uma tarefa separada, com uma pessoa responsável, um prazo e um resultado esperado. O gestor revisa as ações atrasadas, enquanto a equipe automatiza algumas das etapas repetitivas.

A automação de vendas reforça as regras que a equipe já estabeleceu. Para cada fluxo de trabalho, defina o gatilho, a ação, o resultado esperado e a pessoa responsável.

Por exemplo, a mudança de etapa de um deal pode acionar a criação de uma atividade de acompanhamento. O membro da equipe responsável pelo deal recebe uma ação agendada vinculada a uma venda específica. Na Uspacy, esse fluxo de trabalho pode ser configurado usando ações condicionais. Defina o momento adequado para os lembretes de acompanhamento e notifique o gestor quando condições não padronizadas exigirem aprovação. Sequências mais complexas, que envolvem períodos de espera e verificações de condições, podem ser criadas usando Processos.

Na etapa final, o membro da equipe prepara os documentos e registra o valor acordado e o prazo de pagamento. Na Uspacy, é possível criar um pagamento com base nos produtos listados no registro do deal, gerar um link de pagamento e enviá-lo ao cliente. Para isso, conecte um dos sistemas de pagamento disponíveis, como Monobank, LiqPay, WayForPay ou Stripe.

Após a confirmação do pagamento, o serviço integrado envia o resultado para a Uspacy, e o status do pagamento muda automaticamente para “Pago”. O membro da equipe pode visualizar a confirmação no Espaço de Trabalho e continuar coordenando o processamento do pedido. O simples envio de uma fatura ou de um link de pagamento não significa que a venda foi concluída.

Para pagamentos parciais, a equipe acompanha separadamente o valor recebido, o saldo pendente e a data do próximo pagamento. O processamento do pedido está vinculado a uma condição acordada, como a confirmação do pagamento do sinal. O status do pagamento e a etapa do deal são acompanhados separadamente: o recebimento do pagamento não significa que todas as obrigações com o cliente foram cumpridas.

Para avaliar o desempenho de todo o processo, desde a solicitação inicial até o pagamento, o gestor precisa de métricas específicas.

As métricas devem ajudar os gestores a tomar decisões embasadas sobre as vendas em andamento. Para isso, a equipe precisa registrar de forma consistente os resultados dos contatos, as mudanças de etapa e os motivos de fechamento ou perda dos deals.

O tempo de primeira resposta mostra a rapidez com que as novas solicitações são atendidas. As taxas de conversão entre as etapas do funil ajudam a identificar em que momento os potenciais clientes desistem, enquanto a duração do ciclo de vendas ajuda a identificar atrasos. As atividades atrasadas apontam para acompanhamentos não realizados, os motivos de perda explicam por que os deals não são concretizados, e as métricas de desempenho individual servem de base para reuniões individuais de avaliação.

Se os deals ficarem parados após o envio das propostas, revise as próprias propostas e a frequência das comunicações de acompanhamento. Ao comparar os membros da equipe, leve em conta as diferenças nas fontes de leads e na complexidade das vendas. A receita prevista e os pagamentos efetivamente recebidos também devem ser acompanhados separadamente: o valor acordado em um deal não significa que o dinheiro já foi recebido.

Comece pelas métricas que ajudarão a identificar gargalos no seu processo de vendas específico. Para cada métrica, defina os dados necessários, o método de cálculo e a decisão gerencial que ela ajudará a orientar.