Conveniência nos detalhes: 5 recursos de CRM modernos que vale a pena conhecer

Se você precisa procurar ferramentas, copiar dados e esclarecer pequenos detalhes toda vez, seu trabalho exige mais atenção — mesmo quando todos os recursos essenciais estão disponíveis.

É por isso que a conveniência de um CRM deve ser avaliada pelas tarefas do dia a dia. Vamos analisar cinco recursos que facilitam a rotina de trabalho e ver como eles são implementados no Uspacy.

A mesma configuração de navegação nem sempre é conveniente para todos os colaboradores. Um gerente de vendas geralmente acessa deals e atividades, enquanto um gerente de projetos trabalha principalmente com tarefas. Por isso, a possibilidade de personalizar o menu de acordo com suas necessidades torna o trabalho diário no CRM mais conveniente.

Você pode colocar no topo do menu as ferramentas que usa com mais frequência e remover da seção ativa aquelas de que raramente precisa. As seções personalizadas ajudam a agrupar os recursos de que você precisa, enquanto os links para recursos externos facilitam o acesso a documentos e instruções de trabalho.

Por exemplo, no Uspacy, você pode alterar a ordem das seções e dos itens, ocultar elementos desnecessários e movê-los para “Outros”. Você também pode criar uma seção “Acesso rápido”, agrupar Deals, Atividades e Tarefas nela e adicionar um link para um documento corporativo.

Isso permite que cada usuário adapte a navegação à sua rotina diária de trabalho. Ao mesmo tempo, a personalização do menu altera apenas a forma como ele é exibido, enquanto as permissões de acesso a ferramentas específicas são gerenciadas separadamente.

Comece pelas seções que você acessa com mais frequência. Organize-as de forma que cada transição entre as ferramentas seja rápida e não exija nenhuma busca desnecessária.

Em ambientes de equipe, muitas vezes é necessário aprovar rapidamente uma proposta ou esclarecer detalhes de uma tarefa. Antes de entrar em contato, é útil saber se um colega está no sistema no momento e o que ele está fazendo.

Dois sinais diferentes são úteis para isso. O indicador online mostra se um colega está online no momento. O status que ele define pode indicar, por exemplo, que está em uma reunião ou de férias. Portanto, mesmo quando alguém está online, pode não conseguir responder imediatamente.

Por exemplo, no Uspacy, você pode ver se um funcionário está online no momento, enquanto a lista de funcionários e os chats mostram quando ele esteve online pela última vez. Os usuários podem definir status como “Em uma reunião”, “De férias” ou “A caminho”, ou criar um status personalizado e especificar por quanto tempo ele deve permanecer ativo.

Um gerente vê que um colega está em uma reunião e deixa uma mensagem com os materiais relevantes e o prazo para aprovação. Não é necessário começar a conversa com “Você está aí?” e esperar uma resposta antes de explicar a solicitação.

Combine com a equipe como usar os status e como comunicar assuntos urgentes. Se um colega estiver online, isso não significa necessariamente que ele possa responder imediatamente.

É conveniente quando os serviços que sua equipe usa todos os dias estão conectados ao CRM. Isso elimina a necessidade de transferir dados manualmente e reduz o número de vezes que os funcionários precisam alternar entre ferramentas ao trabalhar com clientes.

Por exemplo, uma integração com o site pode transferir solicitações e pedidos diretamente para o CRM. Uma integração com e-mail permite gerenciar a correspondência junto com as informações dos clientes. A telefonia permite fazer chamadas e manter um registro das conversas, enquanto o calendário ajuda a coordenar reuniões e atividades.

Isso facilita a continuidade do trabalho do gerente: analisar uma solicitação, entrar em contato com o cliente e agendar a próxima etapa. As informações relevantes permanecem vinculadas à solicitação original.

Por exemplo, o Uspacy oferece opções para todas essas integrações, incluindo conexões com sites, serviços de e-mail, telefonia e calendários. E a API aberta permite que os desenvolvedores criem integrações personalizadas com outros sistemas para atender às necessidades específicas do negócio.

Comece pelos serviços entre os quais sua equipe transfere dados manualmente com mais frequência. Conectá-los ao seu CRM pode eliminar tarefas repetitivas do dia a dia de trabalho.

A manhã geralmente começa com a verificação de várias seções: tarefas, reuniões e compromissos com clientes. Um espaço de trabalho personalizado ajuda você a ter uma visão geral antes de começar a trabalhar.

É útil quando ele mostra as atividades agendadas, as tarefas não concluídas e os itens que já exigem atenção. As sugestões baseadas em IA complementam essa visão geral e ajudam você a pensar na ordem dos próximos passos.

Por exemplo, a página inicial do Uspacy reúne dados de tarefas, atividades e do CRM. Os usuários podem ver um resumo personalizado do dia, as tarefas atuais e atrasadas, as próximas atividades e as recomendações de IA.

Um gerente percebe duas reuniões agendadas e uma proposta atrasada que ainda precisa ser preparada. Ele analisa os detalhes e decide finalizar o documento antes da primeira conversa com o cliente. Ele mesmo define as prioridades finais, levando em consideração quaisquer novas circunstâncias.

No Uspacy, o resumo diário personalizado é atualizado uma vez por dia, enquanto os detalhes atuais estão disponíveis nos cartões e nas seções relevantes. Comece o dia com uma visão geral e, em seguida, ajuste seu plano conforme necessário.

Excluir acidentalmente um deal ou uma tarefa pode interromper o trabalho com um cliente. Por isso, a recuperação de dados é um recurso importante do CRM a ser considerado.

A Lixeira permite restaurar os elementos compatíveis antes que sejam excluídos permanentemente. É importante entender quais dados são armazenados nela e quem da equipe tem permissão para restaurá-los.

Por exemplo, no Uspacy, a Lixeira está disponível para Tarefas, Atividades, elementos do CRM e Smart Objects. O proprietário e o administrador do Espaço podem gerenciá-la.

Se um gerente excluir acidentalmente um Deal, um administrador poderá encontrá-lo usando a pesquisa e os filtros. Depois de restaurado, ele retorna à seção original no estado em que estava antes da exclusão.

No entanto, notas ou documentos excluídos separadamente de um Deal não são movidos para a Lixeira. Depois que um elemento é excluído permanentemente da Lixeira, não é possível restaurá-lo.

Defina com antecedência quem deve ser contatado se algo for excluído por engano. Isso ajudará a equipe a retomar o trabalho rapidamente enquanto a recuperação ainda for possível.