Quanto dinheiro uma empresa perde enquanto um gerente espera por uma aprovação? Como identificar atrasos nos processos internos

O problema começa quando há dezenas dessas pausas toda semana. Um Deal fica parado por um dia, outro por dois, e um terceiro é enviado de volta para uma nova aprovação. As empresas costumam medir a rapidez com que seus gerentes trabalham, mas avaliam com muito menos frequência a velocidade dos próprios processos internos.

Como resultado, uma empresa perde algumas vendas não por causa da concorrência ou do baixo desempenho da equipe. Em vez disso, a causa está nos próprios processos de aprovação, na transferência manual de informações e nas decisões que demoram demais para chegar à pessoa responsável.

Os atrasos raramente parecem um problema evidente. Com mais frequência, são algumas horas ou dias entre duas ações simples que se acumulam ao longo de todo o ciclo de vendas.

É importante diferenciar o tempo de trabalho do tempo de espera. Preparar uma fatura pode levar dez minutos, mas o cliente pode não recebê-la por dois dias se a tarefa se perder entre outras solicitações.

É exatamente esse tempo oculto que as empresas precisam aprender a identificar. Seu impacto na velocidade das vendas costuma ser muito maior do que parece.

Cada pausa prolonga o ciclo de vendas. Quanto mais tempo um cliente espera pela próxima etapa, mais tempo ele tem para comparar ofertas, negociar com concorrentes ou mudar suas prioridades.

A escala pode ser estimada usando uma fórmula simples: número de atrasos × tempo médio de espera × custo do tempo de trabalho + vendas potencialmente perdidas. Esse cálculo não mostrará as perdas com precisão até o último centavo, mas ajudará a ilustrar sua dimensão geral.

Por exemplo, se dez gerentes gastam duas horas por semana acompanhando aprovações, a empresa já está perdendo uma quantidade significativa de tempo produtivo. E, se alguns clientes deixam de fazer uma compra por causa desses atrasos, o custo do problema se torna ainda maior.

Para identificar a origem dessas perdas, é importante analisar mais do que apenas o resultado de um Deal. Você deve examinar toda a jornada pela qual um Deal passa dentro da empresa.

A maneira mais fácil de começar é com um processo real. Por exemplo, acompanhe a jornada desde uma nova solicitação até a assinatura do contrato e o pagamento.

Preste atenção especial aos pontos em que tudo depende de uma única pessoa. Se a maioria das propostas não puder ser aprovada sem a decisão de um gestor, essa pessoa gradualmente se torna um gargalo no processo.

Também é útil comparar os Deals que avançam mais rapidamente com aqueles que levaram mais tempo para serem fechados. A diferença geralmente revela uma ou duas áreas específicas que devem ser otimizadas primeiro.

Depois disso, você pode determinar quais aprovações realmente ajudam a controlar riscos e quais simplesmente criam atrasos desnecessários.

Nem toda decisão exige o envolvimento de um gestor. Em situações rotineiras, muitas vezes é melhor estabelecer regras claras para que a equipe possa agir sem esperas desnecessárias.

A automação não serve para economizar alguns cliques. Seu objetivo é reduzir o tempo entre a decisão do cliente e a próxima ação da empresa.

Quando um processo padrão segue regras claras, os gestores não precisam perguntar constantemente quem é responsável por cada tarefa. Isso reduz os atrasos e torna os resultados mais previsíveis.

Os benefícios da Uspacy ficam mais evidentes em um fluxo de aprovação típico. No sistema, você pode configurar um processo de negócio para que cada etapa seguinte seja acionada de acordo com uma lógica predefinida. Por exemplo, um gerente acertou as condições com um cliente, mas a concessão de um desconto exige a aprovação de um gestor.

Em outras palavras, a Uspacy permite configurar uma cadeia completa de ações automatizadas. O sistema inicia automaticamente a próxima etapa após um evento especificado, leva em consideração as condições necessárias e atribui o trabalho ao funcionário responsável. Como resultado, o processo avança sem lembretes manuais, reduzindo pausas desnecessárias entre as aprovações.

A mesma abordagem pode ser usada para organizar aprovações de contratos, preparação de faturas ou a transferência de clientes entre departamentos. Como resultado, a equipe gasta menos tempo identificando quem é responsável e enviando lembretes. Os clientes também recebem mais rapidamente aquilo que já estão esperando — uma proposta, condições aprovadas, um contrato ou uma fatura.

Ao mesmo tempo, os gestores podem ver em que etapa cada Deal está e quem é responsável pela próxima ação. Quanto menos tempo um processo permanece em um estado de “espera”, mais rapidamente a empresa pode responder aos clientes e levar os Deals até a conclusão.