Geração de leads: como transformar um fluxo constante de solicitações em um processo comercial organizado no CRM

O número de leads, por si só, não é suficiente para fazer previsões de vendas confiáveis. É preciso saber de onde vem cada solicitação, como ela avança pelo processo comercial e qual é seu resultado final. Vamos explorar como atrair potenciais clientes, registrar solicitações no CRM e organizar sua jornada até o fechamento de um deal. Vamos apresentar os recursos do Uspacy por meio de exemplos práticos.

A geração de leads é o processo de atrair potenciais clientes e coletar seus dados de contato para estabelecer um relacionamento posteriormente. Um visitante navega pelo site, torna-se um lead ao fornecer suas informações e demonstrar interesse e, por fim, transforma-se em cliente ao realizar uma compra.

No entanto, fornecer dados de contato não significa necessariamente que alguém esteja pronto para fazer um pedido. Um assinante da newsletter pode estar apenas explorando um assunto, um participante de uma consultoria pode estar pesquisando as opções disponíveis, enquanto alguém que solicita uma cotação já está comparando propostas. Aplicar a mesma abordagem comercial aos três casos pode gerar pressão desnecessária ou atrasar o atendimento.

O marketing gera interesse e ajuda a captar dados de contato. As equipes de vendas identificam as necessidades dos clientes e definem a próxima etapa, seja uma consultoria, uma demonstração do produto ou a preparação de uma proposta. Para atrair solicitações relevantes, comece definindo seu público-alvo e escolhendo os canais de aquisição mais adequados.

A escolha da origem dos leads depende de onde as pessoas procuram um produto e de como decidem se vale a pena comprá-lo. Associe cada canal a uma oferta específica e à ação que você espera que seu público realize.

Use os seguintes métodos para atrair potenciais clientes:

• SEO e marketing de conteúdo respondem às consultas de pesquisa e ajudam os potenciais clientes a conhecer melhor um produto antes de entrar em contato.
• Publicidade paga permite testar diferentes ofertas e atrair públicos interessados em consultorias ou cotações.
• Redes sociais apresentam seu produto às pessoas por meio de exemplos, avaliações e respostas às suas dúvidas.
• Parcerias e indicações geram leads por meio de serviços complementares e recomendações de clientes satisfeitos.
• Webinars e eventos oferecem a oportunidade de discutir necessidades complexas e incentivar os participantes a iniciar conversas mais direcionadas.

No B2B, o processo de tomada de decisão costuma ser mais demorado, envolve consultorias e exige a participação de vários representantes da empresa. Nesse contexto, o LinkedIn e as abordagens personalizadas, adaptadas ao contexto específico do negócio, podem ser especialmente eficazes. No B2C, as decisões geralmente são tomadas por uma única pessoa, embora compras mais complexas também possam exigir pesquisas e comparações aprofundadas.

Sua oferta deve corresponder ao nível de prontidão do público: baixar um material, agendar uma demonstração do produto ou solicitar uma cotação. Para cada origem, defina antecipadamente para onde as solicitações recebidas serão direcionadas e quais informações o representante de vendas receberá.

Para começar, você precisa dos dados de contato, do assunto da solicitação, de sua origem e do contexto relacionado a ela. Quando todas essas informações ficam armazenadas em um só lugar, os representantes de vendas podem dar continuidade à conversa sem precisar pedir que os clientes repitam o que já informaram.

Para o seu site, configure um formulário que envie as informações diretamente para o CRM. Por exemplo, formulários do Uspacy podem criar leads ou contatos e permitem rastrear parâmetros UTM. Assim, a origem de cada visita ao site fica registrada no respectivo cadastro do CRM.

Para as solicitações recebidas por meio de anúncios, utilize integrações. O Uspacy, por exemplo, permite conexões com o Facebook Lead Ads e o TikTok Forms. Um potencial cliente preenche um formulário de anúncio e, depois que a integração é configurada, as respostas são transferidas automaticamente para o CRM. Assim, os representantes de vendas não precisam mais esperar pela exportação dos dados nem copiar manualmente as informações de contato.

Nas configurações da integração, escolha o que será criado: um lead ou um contato. Em seguida, atribua um responsável da equipe e mapeie os campos. Por exemplo, transfira o nome do potencial cliente, o número de telefone e o serviço solicitado para os campos correspondentes do CRM. Uma observação adicional pode armazenar os detalhes do formulário de anúncio preenchido e as respostas do cliente. Antes de começar a usar a integração, teste todo o processo com uma solicitação de exemplo.

Uma solicitação repetida exige verificação: confira o número de telefone, o endereço de e-mail e o histórico de interações. A mesma pessoa pode estar entrando em contato novamente sobre uma solicitação existente ou demonstrando interesse em uma compra diferente. Preserve esse contexto e atribua um responsável da equipe para evitar que vários colaboradores façam ligações simultâneas para o mesmo potencial cliente.

Estabeleça um SLA (Acordo de Nível de Serviço) que defina os tempos de resposta e os prazos de acompanhamento. Por exemplo, estabeleça um prazo de 30 minutos úteis para responder às solicitações de consultoria. Defina também procedimentos para lidar com solicitações recebidas fora do horário comercial, garantir a cobertura durante a ausência dos representantes de vendas e monitorar solicitações com prazos vencidos. Trate as confirmações automáticas de recebimento das solicitações separadamente das respostas efetivas.

A qualificação de leads ajuda a determinar se existe uma oportunidade real de avançar com uma venda específica. A equipe deve utilizar critérios de qualificação consistentes para garantir que solicitações semelhantes sejam avaliadas da mesma maneira.

Durante a conversa inicial, identifique os seguintes pontos:

• Necessidades: Que problema o potencial cliente está tentando resolver?
• Adequação do produto: Sua solução atende aos principais requisitos dele?
• Prazo: Quando ele precisa obter um resultado e o que determina a urgência?
• Orçamento: Qual faixa de investimento está considerando ou como será feita a aprovação do orçamento?
• Processo de tomada de decisão: Quem participa da decisão e quais aprovações são necessárias?

Não conhecer o orçamento não significa que o lead deva ser rejeitado automaticamente. Em alguns casos, o orçamento é definido após uma demonstração do produto. Ao final da qualificação, deve haver uma de três opções: converter o lead em deal, agendar uma nova interação ou encerrar o lead com o motivo devidamente registrado.

Vamos ver um exemplo hipotético de como isso funciona no Uspacy. Um representante de uma empresa de serviços vê um anúncio de consultoria no Facebook e preenche um formulário. Depois que a integração é configurada, um lead é criado automaticamente no Uspacy com os dados de contato e as respostas do potencial cliente. A origem é predefinida nas configurações de transferência de dados. Um representante de vendas liga para o potencial cliente e registra suas necessidades, prazos e responsáveis pela tomada de decisão no cadastro do CRM. Os campos personalizados são utilizados para registrar as respostas de forma estruturada.

As necessidades do potencial cliente são confirmadas, e ambas as partes concordam em realizar uma demonstração do produto. O representante de vendas converte o lead em um deal, juntamente com os registros relacionados necessários no CRM, e agenda uma atividade para o horário combinado. Para transferir os campos personalizados, é necessário alinhar previamente suas configurações entre as entidades relevantes do CRM.

Faz sentido automatizar a transferência de solicitações dos sites e das plataformas de publicidade, a criação de registros e a atribuição de valores padrão. As tarefas repetitivas podem ser incorporadas aos fluxos de automação configurados. Já a avaliação das necessidades dos clientes, o atendimento a requisitos não padronizados e a condução de negociações continuam sendo responsabilidade do representante de vendas.

Avalie cada canal em todas as etapas da jornada do cliente até a compra. Para fazer comparações relevantes, estabeleça critérios consistentes para contabilizar leads únicos, solicitações qualificadas e vendas.

Acompanhe o número de leads únicos, o CPL (custo por lead), o custo de aquisição de um único lead, o tempo até a primeira resposta, o percentual de solicitações qualificadas e as taxas de conversão de leads em deals e compras. CPL = investimento em geração de leads ÷ número de leads gerados. A criação de um deal não significa necessariamente que houve geração de receita.

Considere um exemplo hipotético: dois canais recebem um orçamento de publicidade de R$ 10.000 cada. O Canal A gera 100 leads únicos, dos quais cinco se tornam clientes. O custo por lead (CPL) é de R$ 100, enquanto o custo de aquisição de clientes (Customer Acquisition Cost), considerando apenas os gastos com publicidade, é de R$ 2.000.

O Canal B gera 50 leads e 10 clientes. Seu CPL é de R$ 200, enquanto o custo de publicidade por cliente é de R$ 1.000.

Neste exemplo, os leads mais caros geram o dobro de clientes com o mesmo orçamento de publicidade. Antes de tomar decisões sobre a distribuição do orçamento, compare também a receita, as margens de lucro e os custos de gestão de leads.

Identifique em quais etapas os leads estão sendo perdidos: público irrelevante, respostas demoradas, qualificação superficial ou falta de acompanhamento. Leve em conta a duração do ciclo de vendas, comparando grupos de leads que tiveram o mesmo tempo para avançar pelo funil. Comece com uma única origem e acompanhe cada lead desde sua entrada até o resultado final.