Como a Unit B criou um Espaço de trabalho unificado para mais de 200 funcionários com o Uspacy

O primeiro sistema corporativo da Unit B foi o Bitrix24, que atendeu às principais necessidades da empresa por algum tempo. À medida que o negócio cresceu, a equipe começou a buscar uma forma mais moderna de organizar a colaboração entre os departamentos e migrou para a plataforma Creatio. No entanto, hoje os funcionários descrevem esse período como uma das etapas mais desafiadoras da experiência da empresa com softwares para negócios.

Apesar das altas expectativas, o sistema não se tornou uma ferramenta que facilitasse o trabalho. A interface parecia complexa e sobrecarregada, os funcionários tinham dificuldade para se adaptar e a própria plataforma apresentava problemas frequentes de estabilidade. Os administradores enfrentavam desafios específicos. Quase toda personalização exigia uma especificação técnica separada, era cara, demorava para ser implementada e nem sempre entregava o resultado esperado. Qualquer alteração se transformava em um projeto à parte, enquanto a equipe precisava lidar constantemente com falhas e interrupções no sistema.

“A equipe consegue tolerar um problema, dois, três. Mas chega um momento em que basta — as pessoas simplesmente não querem mais trabalhar com o sistema”, lembra a empresa. Quando os usuários se deparavam regularmente com mensagens como “Estamos verificando; o sistema não está funcionando”, a confiança na ferramenta desaparecia gradualmente.

Essa experiência levou a liderança da empresa a mudar de direção e buscar uma plataforma que ajudasse os funcionários a trabalhar com mais eficiência, em vez de obrigá-los a adaptar seu trabalho às limitações do sistema.

Após a experiência malsucedida com o sistema anterior, a equipe tinha uma compreensão clara do que precisava de uma nova ferramenta. Ela deveria preservar os pontos fortes do produto com os quais os funcionários já estavam familiarizados — trabalhar com tarefas, projetos e processos interconectados — e, ao mesmo tempo, ser moderna, intuitiva e fácil de usar.

Essas foram exatamente as qualidades que a equipe identificou no Uspacy. Sua interface simples e intuitiva se tornou um dos principais argumentos a favor da plataforma.

Depois de decidir pela mudança, a empresa começou a implementar o Uspacy em etapas, com o apoio do parceiro de integração Rubicon. Juntos, eles prepararam gradualmente a plataforma para o lançamento: configuraram o Espaço de trabalho, testaram processos individuais e garantiram que as novas ferramentas estivessem prontas para o uso diário.

“O projeto foi desenvolvido para atender não apenas ao departamento de vendas da empresa, mas, essencialmente, toda a equipe. Como parte da implementação, configuramos um sistema de CRM para gerenciar o relacionamento com os clientes, os Smart Objects para processos mais complexos e as Tarefas, que se tornaram a base para uma comunicação eficaz entre as equipes.

Um gerenciador de tarefas com tarefas recorrentes e baseadas em modelos, além de várias personalizações, ajudou a padronizar e otimizar a colaboração entre os colegas, substituindo parte dos chats do dia a dia.

Alguns dos processos mais complexos também foram transferidos para os Smart Objects. Isso simplificou a experiência dos usuários e, ao mesmo tempo, criou uma base estruturada para futuras integrações com outros sistemas.

Oleksii Yanko

Gerente de projetos, Rubicon

No entanto, a Unit B entendia que o lançamento técnico era apenas uma parte do projeto. O desafio maior era fazer com que as pessoas adotassem a nova ferramenta. Depois da experiência anterior, muitos funcionários encararam mais um sistema com certo ceticismo. “Ah, não, outro software…” foi a reação inicial de alguns membros da equipe.

Por isso, o principal objetivo da implementação era tornar a primeira experiência dos funcionários com o Uspacy o mais simples e confortável possível. Antes do lançamento, foram criados perfis para todos os funcionários, adicionadas suas informações de contato, cargos e estruturas dos departamentos, além da migração das tarefas recorrentes. Como resultado, quando os funcionários acessaram o sistema pela primeira vez, não encontraram um sistema vazio — entraram em um Espaço de trabalho já preparado, com processos prontos para uso.

O administrador interno do Uspacy na empresa desempenhou um papel fundamental nesse processo. Ele não apenas coordenou a configuração da plataforma, mas também treinou pessoalmente cada novo funcionário, criou modelos e tarefas recorrentes, ajudou os membros da equipe a entender as funcionalidades da plataforma e se tornou o principal ponto de contato para toda a empresa. Além disso, a cada seis meses, os gestores revisam os novos recursos do Uspacy para que a equipe continue aproveitando o desenvolvimento contínuo do produto.

Hoje, o Uspacy funciona como o Espaço de trabalho central para a maioria dos processos internos da Unit B. Isso é especialmente importante para a atribuição e o acompanhamento de tarefas, que coordenam a colaboração entre todos os departamentos.

Quase todas as reuniões de gestão terminam com mais do que apenas uma discussão — elas resultam na criação de tarefas específicas. Os responsáveis e os prazos são definidos imediatamente, os comentários são adicionados e o progresso é acompanhado diretamente no sistema. Essa abordagem permitiu que a empresa deixasse de depender de acordos verbais e tornasse os processos transparentes para todos os envolvidos.

As tarefas recorrentes e baseadas em modelos também desempenham um papel importante. Elas são criadas automaticamente de acordo com uma programação e lembram os funcionários dos processos recorrentes, para que as equipes não precisem mais manter as operações de rotina em mente. Hoje, o Espaço de trabalho da Unit B contém mais de 23.500 tarefas, demonstrando a escala em que a plataforma é usada nas operações do dia a dia.

Outra ferramenta importante é a seção Empresa e pessoas. Para os novos funcionários, ela funciona essencialmente como um mapa interativo da organização: ajuda a entender rapidamente a estrutura da empresa, encontrar o departamento, gestor ou colega certo e acessar todas as informações de contato necessárias. A empresa destaca que essa seção simplificou significativamente a integração de novos funcionários e a comunicação interna entre suas quatro filiais.

A equipe da loja online usa ativamente o CRM atualmente. Por meio das integrações com Binotel e Ringostat, as chamadas recebidas são adicionadas automaticamente ao sistema, permitindo que os gerentes processem leads, criem contatos e empresas e gerenciem negócios. Ao mesmo tempo, a empresa continua ampliando o uso do CRM, explorando novas oportunidades de automação e integração com outros processos de negócio.

O papel dos Smart Objects também está se expandindo gradualmente. Atualmente, eles são usados para enviar solicitações de férias, gerenciar candidatos e trabalhar com prestadores de serviços. Os planos da empresa para o futuro próximo incluem ampliar o uso dessa ferramenta e integrar os processos ao Google Calendar para tornar os fluxos de trabalho internos ainda mais automatizados.

Para a Unit B, implementar o Uspacy representou principalmente uma mudança na forma como a empresa lidava com a colaboração interna. Antes, muitos acordos eram feitos verbalmente ou ficavam espalhados por diferentes ferramentas. Hoje, a maior parte dos processos internos acontece em um único Espaço de trabalho digital.

A comunicação entre os departamentos se tornou mais estruturada e transparente. Cada decisão da gestão é transformada em tarefas específicas, com responsáveis, prazos e registro de conclusão. Agora, os gestores podem acompanhar a carga de trabalho das equipes e verificar rapidamente o andamento das atividades. As tarefas recorrentes e baseadas em modelos ajudaram a automatizar processos rotineiros, enquanto a estrutura unificada da empresa e o diretório de colaboradores simplificaram significativamente a comunicação interna e a integração de novos funcionários.

Ao mesmo tempo, a empresa destaca que o Uspacy não é uma ferramenta estática. A plataforma está em constante evolução e ganha novos recursos, enquanto a equipe da Unit B revisa regularmente seus próprios processos para aproveitar cada vez mais todo o seu potencial.

“Gosto do fato de que nossa colaboração com o Uspacy é um processo contínuo. Não usamos simplesmente um produto pronto — podemos compartilhar nossa experiência, discutir nossas necessidades de negócio e sugerir mudanças. O que valorizo especialmente é que a equipe do Uspacy está aberta a esse diálogo: eles nos ouvem, discutem nossas sugestões e, com o tempo, vemos algumas delas sendo realmente implementadas no sistema. Nesse período, o Uspacy se tornou uma parte importante dos nossos processos internos, e continuamos descobrindo novas formas de usá-lo. É gratificante ser mais do que apenas usuários de um produto ucraniano e contribuir, de alguma forma, para o seu desenvolvimento.”

Maryna Kolisetska

Head de loja online e rede de varejo

Embora o Uspacy já tenha se tornado parte integrante das operações diárias da empresa, a Unit B o considera apenas uma etapa de sua transformação digital mais ampla. A equipe já está trabalhando para ampliar o uso do CRM, desenvolver os Smart Objects, implementar novas integrações e automatizar processos. E, como a empresa reconhece, quanto mais eles exploram os recursos da plataforma, mais ideias surgem para tornar o trabalho ainda mais simples e eficiente.

A equipe mantém uma comunicação contínua com os especialistas do Uspacy e com o parceiro de integração Rubicon: recebe orientações, discute novos casos de uso, testa ideias e resolve rapidamente os problemas que surgem no dia a dia. Isso permite que a empresa não apenas mantenha um sistema estável, mas também descubra gradualmente novas formas de obter ainda mais valor do produto.

A implementação de qualquer sistema empresarial não termina no dia do lançamento. Na verdade, é depois da migração para uma nova plataforma que surgem a maioria das dúvidas, novas ideias para melhorar os processos e fica claro o quão rapidamente é possível encontrar soluções para novas necessidades do negócio.

“Para mim, o Uspacy é mais do que apenas um sistema de relatórios — é uma ferramenta que uso todos os dias. Eu atribuo tarefas, acompanho sua conclusão e tenho uma visão clara do que está acontecendo em toda a empresa sem precisar pedir atualizações a alguém. Gosto do fato de que a plataforma nos dá espaço para otimizar: se vejo que um processo poderia funcionar melhor, posso simplesmente sugerir uma melhoria. O Uspacy se tornou parte da minha rotina diária de gestão, por isso acredito na continuidade do desenvolvimento da plataforma junto com o nosso negócio. Na verdade, até criamos nossa própria frase: não importa o que estamos discutindo, mais cedo ou mais tarde alguém diz: ‘Crie uma tarefa para isso no Uspacy.’”

Petro Potaichuk

Gestor da empresa

Na Unit B, a equipe destaca que, após a implementação do Uspacy, não ficou por conta própria para descobrir como tudo funciona. A equipe mantém uma comunicação contínua com os especialistas do Uspacy e com o parceiro de integração Rubicon: recebe orientações, discute novos casos de uso, testa ideias e resolve rapidamente os problemas que surgem no dia a dia. Isso permite que a empresa não apenas mantenha o sistema funcionando de forma estável, mas também descubra gradualmente novas formas de obter ainda mais valor do produto.

Segundo a equipe, é essa abordagem que constrói confiança. Quando os problemas são resolvidos rapidamente e cada solicitação é tratada por pessoas que entendem as necessidades do negócio, a plataforma se torna mais do que apenas um software. Ela se torna uma ferramenta que evolui junto com a empresa e a ajuda a melhorar continuamente seus processos.