Integrações do CRM com outros serviços: por que é importante para as empresas ter um sistema que se adapta às suas necessidades

Cada serviço tem uma finalidade específica. Os problemas surgem quando os funcionários precisam transferir informações manualmente entre programas, duplicar dados e alternar constantemente entre abas.

No entanto, implementar um CRM não deve significar abrir mão das ferramentas às quais sua equipe já está acostumada. Pelo contrário, um sistema flexível deve reunir os serviços existentes e permitir conectar novas soluções à medida que sua empresa cresce.

A integração do CRM é uma interação configurada entre um sistema e outros aplicativos. Ela permite transferir dados ou executar ações específicas sem precisar mover informações manualmente o tempo todo.

Por exemplo, um cliente faz um pedido no site. Com uma integração configurada corretamente, as informações de contato e os detalhes da compra são enviados automaticamente para o CRM. O gestor vê imediatamente a nova solicitação e pode começar a processá-la.

Dependendo da configuração, a troca de dados pode ser unidirecional ou bidirecional. Neste último caso, as alterações feitas em um aplicativo são transferidas para outro de acordo com regras predefinidas.

Há duas abordagens principais para conectar serviços: integrações prontas e soluções personalizadas via API. As primeiras permitem conectar um serviço compatível mais rapidamente. As segundas possibilitam criar uma interação adaptada aos processos específicos da empresa.

Por isso, os recursos de integração devem ser considerados ao escolher um CRM, e não depois que ele já tiver sido implementado.

Uma empresa pode já usar um sistema de telefonia conveniente, um software de contabilidade e uma plataforma de e-commerce. Por que abrir mão deles simplesmente porque um novo CRM foi implementado?

Substituir ferramentas que a equipe já conhece leva tempo, exige a migração de dados e envolve treinamento adicional dos funcionários. Para pequenas e médias empresas, isso também significa custos extras que nem sempre são justificáveis.

Um CRM flexível permite que as empresas mantenham os serviços que já desempenham bem suas funções e os conectem em um fluxo de trabalho unificado. Em vez de mudar todo o ambiente tecnológico, a empresa pode melhorar apenas as áreas que realmente precisam disso.

As integrações também abrem espaço para o crescimento. Hoje, uma empresa pode precisar apenas de um CRM e de um sistema de telefonia. Amanhã, pode lançar uma loja online e, mais tarde, adicionar um novo sistema de pagamentos.

Em vez de substituir os softwares repetidamente, a empresa pode ampliar gradualmente os recursos do sistema que já utiliza. Isso preserva a liberdade de escolher as ferramentas certas e ajuda a evitar custos desnecessários.

O principal valor das integrações não está no número de aplicativos conectados, mas nas melhorias que elas trazem para o trabalho do dia a dia. Quando os dados circulam entre os serviços sem exigir etapas adicionais dos funcionários, as empresas obtêm vários benefícios práticos.

• Menos trabalho manual. As informações não precisam ser inseridas repetidamente em diferentes aplicativos.
• Menos erros. A troca automatizada de dados reduz o risco de informações incorretas e dados duplicados.
• Processamento mais rápido das solicitações. As solicitações dos canais conectados são direcionadas para o fluxo de trabalho adequado.
• Informações mais completas sobre os clientes. Os gestores podem ver os dados necessários no contexto de um contato ou deal.
• Melhor colaboração entre os departamentos. As equipes trabalham com informações consistentes em vez de planilhas separadas.
• Espaço para crescimento. Novas ferramentas podem ser conectadas sem reconstruir completamente o ambiente digital.

Por exemplo, antes, os gestores podem ter precisado transferir manualmente os pedidos de um site para o CRM. Depois que a integração é configurada, os dados necessários são transferidos automaticamente, permitindo que os funcionários se concentrem imediatamente no atendimento aos clientes.

No entanto, não é necessário conectar todos os aplicativos de uma só vez. O melhor é começar pelas integrações que eliminam as tarefas diárias que mais consomem tempo.

As integrações de que uma empresa precisa dependem de suas necessidades específicas. Para uma loja online, é importante processar os pedidos rapidamente e acompanhar os pagamentos; para uma empresa de serviços, o foco está no gerenciamento das solicitações; e, para empresas B2B, é importante manter o histórico de comunicação e gerenciar os deals.

Para entender quais ferramentas podem ser conectadas a um CRM, vamos analisar as categorias de integrações mais populares que ajudam a automatizar os processos do dia a dia e melhorar o gerenciamento de clientes. Todas essas categorias também estão disponíveis no Uspacy Marketplace.

• Telefonia. As integrações com UniTalk, Binotel, Ringostat, Phonet, Zadarma, Kyivstar e outros provedores permitem que as equipes gerenciem chamadas diretamente no CRM. Os gestores podem visualizar o histórico de chamadas, as gravações e os acordos anteriores com os clientes.
• Redes sociais e mensageiros. A conexão com Instagram, Facebook Messenger, Telegram, Viber e WhatsApp permite que as empresas gerenciem as solicitações em um só lugar. O histórico das conversas permanece vinculado ao banco de dados de clientes, para que os gestores não precisem alternar entre diferentes aplicativos.
• SMS. As integrações com AlphaSMS, TurboSMS, eSputnik e Twilio ajudam as empresas a enviar mensagens aos clientes. Elas podem ser usadas para confirmações de pedidos, lembretes de compromissos, notificações de pagamento e campanhas de marketing.
• Plataformas de vendas. A conexão com Rozetka, Prom e Kasta ajuda a reunir pedidos de diferentes canais de vendas. Os gestores têm acesso às informações necessárias no CRM e podem processar as compras sem precisar transferir dados manualmente o tempo todo.
• Integrações com sites. As soluções prontas para Horoshop, Shopify, Wix, Weblium e Magento permitem transferir para o CRM as solicitações e os pedidos das lojas online. Isso reduz o tempo de resposta e ajuda a manter as informações dos clientes atualizadas.
• Automação. As integrações com Make, Zapier e Pabbly Connect ajudam a conectar o CRM a outros serviços e configurar fluxos de trabalho automatizados sem programação. Por exemplo, as empresas podem criar leads após o envio de um formulário ou transferir dados entre o CRM e o Google Sheets.
• Serviços de entrega. As integrações com Nova Poshta ajudam as empresas a criar remessas, gerar documentos de transporte e acompanhar os status das entregas no contexto de um pedido. Isso é especialmente útil para lojas online e empresas de varejo.
• Bancos e pagamentos. As integrações com RozetkaPay, Stripe, WayForPay, Portmone, LiqPay e monobank ajudam as empresas a criar pagamentos e acompanhar seus status no CRM. Finline, AssetPayments, Vchasno.Kasa e Checkbox permitem automatizar a emissão fiscal e a geração de recibos.
• Gestão de documentos. A integração com Vchasno permite que as equipes trabalhem com documentos eletrônicos no contexto dos deals com os clientes. As equipes podem aprovar contratos mais rapidamente, acompanhar assinaturas e reduzir o número de operações manuais.

Antes de conectar uma integração, determine qual problema ela resolverá, quais dados serão transferidos e quem será responsável por mantê-la. Isso ajudará você a escolher não apenas serviços populares, mas soluções que realmente agreguem valor.

O mais importante não é o número de integrações, mas o quanto elas funcionam bem em conjunto. Depois de definir suas necessidades, o próximo passo é escolher um CRM que seja compatível com as ferramentas de que você precisa e permita ampliar esse conjunto no futuro.

Entendemos que cada empresa tem seus próprios processos e um conjunto de ferramentas que sua equipe já está acostumada a usar. Por isso, a Uspacy vai além dos recursos integrados de CRM, comunicação e gerenciamento de tarefas. Estamos construindo uma plataforma que pode ser adaptada às necessidades da empresa, conectada a serviços externos e ampliada com novos recursos.

A Uspacy oferece várias maneiras de integrar outros serviços.

1. Aplicativos de integração prontos. Nosso Marketplace inclui soluções prontas para conectar serviços de telefonia, mensageiros, sites, pagamentos e outras ferramentas. Basta escolher o aplicativo de que você precisa, instalá-lo e configurar a conexão. Isso permite ampliar os recursos do seu espaço de trabalho sem precisar desenvolver cada integração do zero.

2. Open API e integrações por meio do Make e Zapier. Não limitamos as empresas a conexões prontas. A Open API permite criar integrações personalizadas, enquanto o Make e o Zapier podem conectar diferentes aplicativos e automatizar processos sem programação. Por exemplo, você pode configurar a criação automática de leads no CRM depois que um formulário do site for enviado ou transferir dados entre vários sistemas.

3. Possibilidade de conectar inteligência artificial. A Uspacy oferece suporte à integração com assistentes de IA, incluindo ChatGPT e Claude, por meio de um servidor MCP. Isso permite que os usuários trabalhem com dados do CRM usando linguagem natural: encontrem deals específicos, verifiquem tarefas atrasadas ou criem novas tarefas. A IA se torna mais uma ferramenta que ajuda as equipes a realizar o trabalho diário com mais eficiência.

Estamos desenvolvendo a Uspacy para que as empresas possam escolher as ferramentas de que precisam e ampliar gradualmente os recursos da plataforma. Afinal, as empresas mudam, e seu ambiente de trabalho deve evoluir junto com elas.